ATENCIÓN. Instrucción sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la ley 14/2013
Con fecha de 16 de febrero de 2015 se ha publicado por la Dirección general de los Registros y del Notariado una instrucción sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
Dicha instrucción, no sólo resulta de aplicación a sociedades mercantiles, sino igualmente a comunidades de bienes, cooperativas, fundaciones, asociaciones de cualquier clase, uniones temporales de empresas y a cualesquiera personas físicas o jurídicas obligadas a llevar contabilidad según el Código de Comercio.
A diferencia del criterio anterior que abogaba por mantener aquéllos libros legalizados en soporte en papel de que dispusieran estas entidades, se ha optado, definitivamente, por el sistema de legalización telemática. Ello resultará de aplicación respecto de TODAS AQUELLAS ACTAS HABIDAS EN LA SOCIEDAD DESDE EL 29 DE SEPTIEMBRE DE 2013 HASTA EL EJERCICIO CERRADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014. El propósito de dicha Instrucción es claro evitando la posible confección de actas a capricho de la mercantil.
Para poder llevar a cabo dicho cometido deberá hacerse una Diligencia de Cierre en los libros, digamos, físicos; diligencia acompañada de una certificación del órgano de administración. Posteriormente se procederá a remitir al Registro todas las actas debidamente firmadas por vía telemática a través del programa de Legalia disponible en la propia página del Registro. Es destacable el hecho de que podrán legalizarse libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
Las anteriores disposiciones, igualmente, serán aplicables a los Libros de socios o libros registros de acciones nominativas. La diferencia de estos últimos es que sólo habrá lugar a la legalización en tanto en cuanto en el ejercicio social cerrado anterior hubieran habido cambios o alteraciones a la titularidad inicial o sucesiva.
Debe hacerse hincapié en el plazo pues el mismo expira el próximo día 30 de abril de 2015. Sucesivamente, cada ejercicio social, deberán remitirse por vía telemática las actas habidas en el ejercicio cerrado anterior; todo ello, tal y como se indica, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Se equipara, de esta forma, la legalización de actas a la legalización de libros.
* Sonia Ortega Parra, abogada y socia en Pedros Abogados.