Artículos etiquetados con: presentacion telematica

Abr09

La legalización telemática de los libros obligatorios para todo empresario.

Categories // Mercantil y Societario

La legalización telemática de los libros obligatorios para todo empresario.

 

La Ley de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (la que comúnmente conocemos y venimos denominando como, “Ley de Emprendedores”), cuya publicación en el BOE se efectuó el pasado septiembre de 2013, establece que todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las dis­posiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nomi­nativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascu­rran 4 meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.


Esto significa que, en unificación a los libros contables, las actas (de Junta y de Consejo de Administración), deberán legalizarse telemáticamente dentro de los cuatro meses siguientes a que finalice el ejercicio social. Esta obligación acoge, igualmente, respecto de las sociedades unipersonales, a los contratos celebrados por parte del socio/accionista unipersonal.

Respecto a los libros de socios y libro registro de acciones nominativas, deberá realizarse tal legalización en tanto en cuanto en el ejercicio social cerrado, digamos, cerrado, haya habido cambios de socios o accionistas a reflejar en dichos libros.

Las cuestiones prácticas que pueden interesarnos son:


- ¿Qué ocurre si tenemos ya libro de actas legalizado? ¿Se puede seguir utilizando? Sí. No obstante lo anterior, desde el Registro Mercantil de Valencia se recomienda hacer una diligencia de cierre por parte del órgano de administración y empezar a legalizar ya las actas telemáticamente junto con los libros contables; todo ello dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Esta recomendación es a efectos de lograr cierta uniformidad. Imaginemos que se acaba el libro de actas a mitad del ejercicio social. Tendríamos las actas del mismo ejercicio legalizadas en soportes distintos pues no hay que olvidar que la legalización ha pasado, obligatoriamente, a ser telemática.


- ¿Podemos seguir teniendo o adquiriendo el típico libro de actas para ir recopilando en él las actas? por supuesto; la única diferencia es que el libro no estará legalizado; ahora estarán las actas; una a una. Evidentemente con este sistema se radican aquellas praxis en las que se dejaban los libros de actas en blanco para, luego, ir añadiendo actas según interesase.

- ¿Cómo se van a legalizar? El procedimiento será sencillo si bien, como todo nuevo procedimiento, requerirá su tiempo de adaptación. Básicamente consistirá, previa descarga del programa denominado "legalia" del Registro Mercantil, en ir introduciendo (por la vía del escaneo) las actas del ejercicio social, digamos, cerrado. Dichas actas se introducirán en el programa anteriormente aludido. Con ello tendremos la legalización efectuada pues el hecho de la legalización se certifica electrónicamente con código de validación.
Debe repararse en al circunstancia de que la Agencia Tributaria y demás organismos oficiales pasarán a requerir las actas legalizadas mediante este sistema (salvo que, a fecha actual se cuente con libro de actas legalizado que, tal y como hemos indicado, podrá seguir usándose hasta agotar su contenido.


Debe resaltarse la circunstancia de que cabe la denominada "legalización voluntaria"; la cual únicamente se llevará a cabo respecto de las actas o grupos de actas de una periodicidad inferior a un año. Es decir, para todos aquellos que declinen usar el sistema de legalización aprobado y, en algún momento, precisen tener las actas legalizadas, el registro mercantil sólo admitirá la legalización de todas aquellas cuya fecha esté comprendida en el año anterior dejando el resto sin legalizar.

Por Sonia Ortega Parra, abogada de Pedrós Abogados.